FAX送付状を無料で作成：入力して印刷、またはPDFで保存

FAX送付状とは何か、何を書けばよいですか？

FAX送付状は、FAXの1枚目に付ける書面です。FAX機から出てきたページを受け取った人に、誰宛てなのか、誰から届いたのか、問い合わせはどこにすればよいか、何枚届くはずなのかを伝えます。FAX機は共用されていることが多く、ページは総務の一角や、病院の受付、窓口の奥のトレイに積まれます。そこから正しい担当者の机まで運ばれるかどうかは、送付状にかかっています。FAXの通信手順そのものが送付状を求めることはありませんが、FAX番号を公開している事務所は、どこでも送付状が付いてくることを前提にしています。

完成した送付状には、次の七つが載ります。まず、宛先の名前とFAX番号。誤って別の番号に送ってしまったときに、間違いに気づいてもらえます。次に、差出人の名前と、折り返しの連絡先。ページが欠けたときに問い合わせる手段になります。そして日付。総枚数は、送付状そのものを数えに入れます。件名には、役所や保険会社宛てであれば案件番号や契約番号を入れます。一、二行の通信欄。個人の情報を含むページであれば、誤って受け取った人に連絡と破棄をお願いする秘密保持の注意書き。上のツールが作る欄はこれだけです。それ以上のことが書かれた送付状は、受け取った人が書類にたどり着く前に読まなければならない1枚になってしまうからです。

日本の送付状は、何に気をつければよいですか？

日本で送付状と呼ばれる書面は、英語圏のFAX cover sheetとほぼ同じ役割を持ちます。違いは、書き方の作法にあります。いちばん目に付くのが宛先の敬称です。会社・部署・役所など組織に宛てるときは、名前のあとに「御中」を付けます。「総務課 御中」「〇〇株式会社 御中」のように書きます。特定の個人に宛てるときは「様」を付け、「総務課 山田様」のように部署と名前を並べます。ふたつを重ねて「御中 様」とは書きません。ツールの初期値が「総務課 御中」なのはこのためです。

枚数の書き方にも作法があります。日本の送付状では「送信枚数（本状含む）」と書くのが一般的で、この「本状含む」が、前節で説明した「送付状を含めた総枚数」のことです。4ページの書類に送付状を付けるなら、「5枚（本状含む）」です。「4枚」と書くと、受け取った側は、1枚多いのか、どこかで1枚増えたのかと迷います。ツールの枚数欄の名前を「送信枚数（本状含む）」にしているのも、この迷いを避けるためです。

件名は、「〇〇の件」「〇〇のご送付」のように、用件を一行で言い表します。役所や保険会社、金融機関宛てであれば、書面に載っている案件番号・請求番号・契約番号をそのまま先頭に入れてください。ツールの初期値は「書類送付のご案内（ご契約番号 4137）」で、番号を件名の中に含めています。番号の書き方は、先方の書面の表記に合わせます。

通信欄には、一、二文の用件を書きます。書き出しは「いつもお世話になっております」のように、ビジネスの定型の挨拶が普通で、続けて何を添付したか、問い合わせはどこにすればよいかを書きます。初めて送る相手なら「はじめてご連絡いたします」でも構いません。長い挨拶や、書類の内容の繰り返しは不要です。送付状は、FAX機から机まで歩く数秒で読まれる書面だからです。日付は、先方の書式に合わせて西暦でも和暦でも構いません。ツールは西暦で表示します。

用紙はA4です。日本ではA4が標準の用紙なので、このページの用紙欄も、日本語ページではA4が選ばれた状態で始まります。USレターを使っている海外の相手先に送る場合だけ、用紙欄をUSレターに切り替えてください。

送付状の枚数が重要なのはなぜですか？

枚数は、送付状の中で、機械にはできない仕事をする欄です。すべてのFAX機が従う手順であるITU-T勧告T.30では、受信側のFAX機がページを復号するたびに受信確認を返し、送信側は最後の確認が届いて初めて成功と報告します。この確認が行き来するのは、2台の機械の間だけです。送った側には「ページが届いた」と伝わりますが、受け取った側には何も伝わりません。受け取った人が見られるのはトレイに出てきた紙だけです。紙詰まりや、回線が話し中になったこと、同じ回線への別の着信で途中で切れたFAXは、トレイから見ると、完全なFAXと見分けがつきません。

「5枚（本状含む）」と書かれた送付状は、4枚しか出てこなかったときに、受け取った人がそれに気づいて、書かれた番号に電話をかけるきっかけになります。送付状も数えてください。4ページの書類に「4枚」と書けば、助けるはずの相手を混乱させることになり、役所の窓口に届く送付状でいちばん多い誤りでもあります。ツールの枚数欄が「本状含む」となっているのも、フッターに総数を繰り返し表示するのも、このためです。

送付状に名前を書くのはなぜですか？ ヘッダー行では足りませんか？

FAX機が受信したすべてのページの上端には、日付と時刻、発信元のFAX番号、ページ番号を並べた、小さな等幅の1行が印字されます。これがヘッダー行（発信元情報）です。ご自身で書くものではなく、受信側のFAX機か、送信を中継した回線事業者が付けます。この行が示しているのはFAXが来た回線であり、人ではありません。事務所のFAX機から送れば事務所の番号が出ますが、Faxvioのようなスマートフォンのアプリから送った場合は回線事業者の番号が出て、それはアプリを使うすべての人に共通です。

つまり、お名前が受け取った人に届く場所は、送付状の差出人欄ただ一か所です。かけ直してほしい番号も、ヘッダー行のものではなく、そこに書いた番号です。ツールが連絡先の番号をフォームの中でいちばん大事な欄として扱っているのは、このためです。空欄にすれば、受け取った人が送り主に連絡する手段は、電話が鳴らないヘッダー行の番号だけになります。

標準・医療・法務・ビジネスのどの書式を選べばよいですか？

4つの書式の違いは、見出しの文言と、秘密保持の注意書きの文面だけです。記入欄は変わりません。診療記録の窓口が必要とする項目と、裁判所の窓口が必要とする項目は同じだからです。標準が初期設定で、ほとんどの用途に合います。医療は、個人の健康に関する情報が含まれる場合があることを書き添え、誤って受け取った人に電話での連絡と破棄、複写や転送を控えることをお願いします。法務は、秘匿すべき内容が含まれる場合があることを書き添え、宛先以外の方による閲覧や配布を控えるようお願いします。ビジネスは、注意書きを二文にまとめ、お願いの言葉で結びます。

どの書式にも言えることを、はっきり書いておきます。送付状の注意書きは、お願いであり、礼儀です。契約ではなく、機械からページを取り上げた人を拘束するものでもなく、間違った番号に送ったFAXを送らなかったことにもしません。機密性の高いページを送るなら、守りになるのは送る前に番号を確かめることです。Faxvioが送信の前に送信先の国を示し、番号を読み上げて確認させるのも、そのためです。それでも注意書きは入れておく価値があります。多くの事務所が従ってくれて、費用もかからないからです。

送付状は1ページとして数えられますか？

FAX機では数えられます。送付状も他のページと同じように送信されるので、1ページごとに料金を取るサービスや、送ったページ数で請求する店では、送付状も1枚に数えられます。Faxvioでは、送付状は入力した内容からアプリの中で作成されてFAXに加えられ、残高からは引かれません。送付状付きの2ページの書類は、2ページ分の消費で送れます。料金のページの、料金がかからないものの一覧にも、そう書かれています。このページのツールは、送付状を作ってくれない複合機や別のサービスから送る場合や、事務所が特定の書式を指定している場合のためにあります。Faxvioから送るなら、アプリの送付状が同じ項目を備えているので、印刷する必要はありません。

役所や保険会社に送る送付状は、どう書けばよいですか？

税務署、裁判所、保険会社、給付を扱う窓口宛てのFAXは、名前ではなく番号で振り分けられます。送付状もそれに合わせて作ります。宛先のFAX番号は、案内文書や様式に印刷されているとおりに書きます。部署ごとに別のFAX番号が案内されている場合は、ウェブサイトにある代表の番号ではなく、その部署の番号を使ってください。件名には、案内文書が呼んでいるとおりの言葉で番号を入れます。案件番号、請求番号、通知番号、契約番号など、案内文書の呼び名のままです。送る様式の名称も書きます。そして、日中に連絡が取れる電話番号を書いてください。FAXした様式が止まってしまういちばん多い原因は、誰も質問できなかったことだからです。

通信欄は一文にとどめます。用件を伝えるのは書類であり、送付状は何を送ったか、どこへ回すかを示せば足ります。パスワードやカード番号は送付状に書かないでください。案内文書が求めていない限り、本人確認書類も付けないでください。下の表に、状況ごとの件名と、入れるもの、入れないものを整理しました。

FAXが無視されてしまう、よくある間違いは？

• 連絡先の電話番号がない。質問が生じるFAXに、質問する先が書かれていなければ、誰かが返信の時間を作るまでトレイに置かれたままになり、そのまま忘れられることも少なくありません。ヘッダー行にあるのはFAX番号であって、電話ではありません。
• 送付状を除いた枚数を書いている。受け取った側が数えると1枚足りないか、1枚多く、欠けていないページについて電話をかけてくるか、書類が不完全だと思い込んでしまいます。
• 灰色の文字や小さな文字。FAXは白黒の点で送信されます。標準モードでは203×98ドット/インチ、ファインモードでは203×196ドット/インチです。灰色の文字、細い線、ごく小さな文字は、途切れたり、消えたりして届きます。FAXプレビューでは、送る前に、相手のFAX機が印刷するとおりのページを確認できます。
• 番号の間違い。1桁読み違えたFAXは、見知らぬ他人のFAX機に届き、送付状の注意書きで取り戻すことはできません。番号は書面の印刷と照らし合わせてください。海外の番号なら、国番号と先頭の桁を国際FAX番号の書き方ツールで確かめてください。
• 書類の内容を繰り返す通信欄。送付状は、FAX機から机まで歩く数秒で読まれます。何が添付されているかを一文で伝えれば十分です。
• 手書きの欄。FAXの解像度では、手書きの文字が読めるかどうかは運次第です。送付状は印刷するか、アプリに作らせてください。

A4とUSレター：送付状の用紙はどちらにしますか？

用紙は、相手先が使っている大きさ、つまり書類そのものと同じ大きさにします。USレターは、アメリカ合衆国・カナダ・メキシコ・フィリピンの標準です。ISO 216のA4は、ヨーロッパ全域・日本・韓国・オーストラリア・ブラジルを含む、ほとんどの国で標準です。FAXでは、紙の差は紙そのものほど大きな問題になりません。ファクシミリのページの符号化を定めたITU-T勧告T.4は、標準の走査線を幅215 mm、1728画素と定めているので、USレターの215.9 mmもA4の210 mmも、伝送の幅に収まります。差が出るのは長さで、279 mmと297 mmです。もう一方の用紙をセットした受信側の機械は、ページをわずかに縮小するか、2枚目の紙に続きを出力します。ツールのプレビューは、選んだ用紙に縦横の比率を合わせるので、印刷ダイアログから出力される紙の余白が適切になります。

結論

FAX送付状は、FAXの1枚目に付ける書面で、七つの項目を載せます。宛先の名前（組織には御中、個人には様）とFAX番号、差出人の名前と連絡先、日付、送付状を含む総枚数、番号を入れた件名、短い通信欄、そして必要なら秘密保持の注意書きです。総枚数は、受け取った側が欠けたページに気づくための欄です。T.30では、機械が配達を確認する相手は機械同士だけだからです。連絡先は、気づいた人が問い合わせるための欄です。このページのツールは、標準・医療・法務・ビジネスの書式で、A4またはUSレターの送付状を作り、何も送信せずに、ブラウザから印刷またはPDFで保存できます。Faxvioでは、送付状はアプリの中で作成され、料金はかかりません。